Cara membalas email penolakan lamaran kerja

Email penolakan adalah salah satu pesan yang wajar untuk tidak dibalas — dan justru itu alasan membalasnya berhasil. Orang yang mengirimnya sudah menghabiskan waktu untuk Anda dan sudah menduga tidak akan mendapat jawaban. Tiga kalimat yang tidak bernada kesal akan diingat lebih lama dari yang Anda kira.

Tujuannya bukan mengubah keputusan mereka. Itu hampir tidak pernah terjadi, dan mencobanya hanya membuat pesan Anda buruk. Tujuannya adalah menjaga pintu tetap terbuka: posisi bisa dibuka lagi, orang yang diterima kadang keluar dalam empat bulan, dan rekruter berpindah perusahaan sambil membawa daftar kandidatnya.

Yang harus dicapai balasan Anda

• Terkirim dalam satu atau dua hari, selagi mereka masih ingat Anda kandidat yang mana.
• Singkat. Lebih dari sekitar enam baris akan terbaca sebagai banding, bukan ucapan terima kasih.
• Tanpa bantahan, tanpa mengulang kualifikasi, dan tanpa meminta dipertimbangkan ulang.
• Menyebut satu hal spesifik dari proses wawancara, supaya jelas ini bukan template.
• Memudahkan kontak berikutnya — tawaran terbuka yang tidak menekan untuk posisi lain.

Bentuk yang berhasil

Buka dengan terima kasih karena mereka memberi kabar, bukan terima kasih atas kesempatan secara umum — intinya mereka mau menutup prosesnya dengan benar. Lalu satu kalimat yang menunjukkan Anda menyimak selama proses. Lalu kalimat pembuka pintu. Lalu berhenti. Tidak ada paragraf keempat.

Meminta masukan

Boleh saja meminta, tapi jangan berharap banyak dan buat pertanyaannya sempit. Sebagian besar perusahaan tidak akan memberi masukan sungguhan karena hal spesifik bisa berisiko secara hukum. Pertanyaan luas seperti "ada masukan untuk saya?" paling gampang diabaikan. Pertanyaan sempit sesekali dijawab.

• Lemah: "Bisakah Bapak/Ibu memberi masukan atas lamaran saya?"
• Lebih baik: "Kalau ada satu hal di sesi system design yang ingin Anda lihat lebih dalam, itu akan sangat berguna buat saya."

Sampaikan permintaan masukan di pesan yang sama dengan ucapan terima kasih, jangan di email susulan terpisah. Email kedua menambah beban untuk membalas dan menurunkan peluang Anda dijawab.

Yang sebaiknya tidak ditulis

• Segala bentuk "saya kaget" atau "sepertinya ada kesalahpahaman". Sekalipun benar, itu terbaca sebagai protes.
• Mengulang kelebihan Anda. Mereka sudah punya CV Anda dan tetap memutuskan demikian.
• Sindiran maupun keramahan yang dibuat-buat. Keduanya kelihatan jelas dalam tulisan.
• Permintaan "tolong diingat ya" yang terlalu samar sehingga tak mengikat siapa pun. Sebutkan jenis posisinya.
• Komentar soal lamanya proses, sekalipun memang benar-benar lama.

Kalau Anda ditolak di tahap akhir

Yang ini pantas dibalas sedikit lebih hangat, karena sampai ke tahap akhir berarti ada beberapa orang yang membela Anda di internal. Katakan terus terang bahwa Anda siap menerima telepon kalau situasinya berubah — kalimat itulah alasan utama menulis balasan ini.

Kalau Anda tidak ingin berurusan lagi

Kalau begitu, tidak usah membalas. Balasan yang dingin lebih buruk daripada tidak membalas, dan balasan yang menyindir bisa memakan referensi yang mungkin Anda butuhkan tanpa Anda sadari. Diam adalah jawaban yang utuh, dan tak seorang pun akan memikirkannya dua kali.